Une gamme variée de tâches
Sofie : Les fonctions d’un back-office comportent de multiples facettes. Tout d’abord, nous nous chargeons de toutes les tâches administratives et comptables. Et ce, avant et après l’achèvement du projet. Nous suivons l’ensemble du processus d’achat de A à Z. Cela commence au moment où quelqu’un prend une option, s’il y a un intérêt concret, jusqu’à la livraison de l’appartement. Une fois le projet achevé, nous préparons les bilans, les prévisions intermédiaires et les prévisions finales. Certains projets concernent l’administration de la TVA et la récupération partagée de la TVA pour les particuliers. Nous offrons ici un service de suivi et d’accompagnement à nos clients.
Katrien ; Nous contactons personnellement les clients pour fixer des dates. Par exemple, la rédaction de l’acte, la visite lorsqu’un bâtiment est achevé et nous examinons si un prêt doit être contracté ou non. Comme nous sommes un opérateur qui possède une quinzaine d’hôtels en Belgique, certaines personnes profitent également de quelques nuits gratuites que nous offrons chaque année. Nous les inscrirons ensuite et chercherons à fixer les dates.
Katrien, responsable de l’assistance à la clientèle.
Une équipe étendue avec des profils différents
Au sein de l’équipe, nous travaillons avec une douzaine de personnes différentes, qui remplissent toutes des fonctions différentes. Le fait est que nous avons de nombreux postes diversifiés, pour lesquels nous avons besoin de personnes possédant des qualifications très variées. Par conséquent, vous vous retrouvez rapidement au sein d’une équipe très diversifiée, composée à la fois d’hommes et de femmes. Tout le processus commence avec Anthony. Il est responsable de la prospection de nouveaux terrains, de leur acquisition et de la procédure d’octroi de licences. Pour régler tout cela, nous nous adressons ensuite au service juridique. Celle-ci compte deux personnes, Stijn et Shana. De son côté, Joke est chargée des assurances, du suivi des syndicats, du suivi des loyers et de la gestion du personnel. Katrien et Inge s’intéressent principalement à l’accompagnement du client dans le processus d’achat. Sandra, quant à elle, est chargée de la réception. Sabrine est chargée de la comptabilité. Dans les exploitations, par exemple les exploitations immobilières, vous avez Joa, Thomas et Joachim. Ils s’occupent de la comptabilité, du contrôle complet et des audits dans les hôtels. Koen, quant à lui, est directeur de l’exploitation. Il est notre point de contact lorsque des défis inattendus se présentent. Il est également très impliqué dans tout ce qui concerne les exploits. Je rapporte moi-même à Koen pour la partie administrative et comptable.
L’importance d’une bonne communication entre le back office et les propriétaires
En termes de communication, la situation a beaucoup évolué par rapport à ce qu’elle était il y a quelques dizaines d’années. Auparavant, tout se faisait par défaut par voie postale. Depuis, nous avons complètement abandonné cette pratique, sauf à la demande expresse du client. Nous nous tournons de plus en plus vers le numérique. L’envoi de courriers électroniques aux clients a constitué un premier pas vers la numérisation. Entre-temps, nous avons franchi une étape supplémentaire et travaillons désormais avec une plateforme numérique, un portail client. Grâce à ce portail, nos clients peuvent suivre de près leurs achats. Ainsi, ils voient les mises à jour du site, ils peuvent toujours lire leurs documents d’achat, ils peuvent voir le calendrier des tranches de paiement, ils décident de leur choix de matériaux de finition, etc. Après l’achat, l’exploitation du bien commence et notre plateforme numérique apporte une valeur ajoutée supplémentaire. Tous les copropriétaires peuvent accéder à leur dossier de décaissement et à la correspondance directe avec l’opérateur.
Nous le constatons également dans l’évolution du contenu des emplois. Auparavant, un comptable s’occupait principalement des entrées, de la comptabilisation des factures et des notes de crédit. Aujourd’hui, nous assistons de plus en plus à une évolution vers le contrôle et la saisie des factures est largement automatisée, par exemple. la lecture des factures d’achat.
L’efficacité du lieu de travail reste un pilier essentiel
Nous interrogeons régulièrement d’autres entreprises sur le fonctionnement des nouveaux systèmes numériques. Lorsque nous pouvons rendre certains processus plus efficaces, nous choisissons sans hésiter de passer à un système progressif. Bien entendu, il est toujours important de connaître les avantages et les inconvénients et de les peser. Cela va du portail client au logiciel de comptabilité.
