Een gevarieerd takenpakket
Sofie; Er zijn meerdere facetten in de taken van een backoffice. Eerst en vooral doen we alle administratieve en boekhoudkundige taken. Dit zowel voor als na de oplevering van het project. We volgen het volledige aankoopproces op van A tot Z. Dat start vanaf het moment dat iemand bij concrete interesse een optie neemt tot aan de oplevering van de privatieven. Na de oplevering van het project maken we dan de balansen op, worden er tussentijdse en definitieve prognoses afgeleverd. Bij bepaalde projecten is er BTW-administratie en een gedeelde recuperatie van de BTW voor particulieren. Hier bieden wij de service van de opvolging en het begeleidende werk naar onze klant.
Katrien; We contacteren de klanten persoonlijk om enkele data vast te leggen. Bijvoorbeeld het stellen van de akte, de rondleiding bij oplevering van een gebouw en we kijken of er al dan niet een lening dient afgesloten te worden. Aangezien we een exploitant zijn met een 15-tal hotels in België, maken sommige mensen ook gebruik van een aantal gratis overnachtingen die wij aanbieden per jaar. Wij boeken deze dan in en kijken om de data vast te leggen.
Katrien, verantwoordelijke voor de klantenbegeleiding.
Een uitgebreid team met verschillende profielen
Binnen het team werken wij met een tiental verschillende personen, die allemaal een andere functie vervullen. Het is zo dat wij eigenlijk veel diverse functies hebben, waarvoor we mensen met een grote diversiteit aan diploma’s nodig hebben. Hierdoor kom je al snel in een heel divers team, met zowel mannen als vrouwen. Het hele proces start bij Anthony. Hij staat in voor de prospectie van nieuwe gronden, de aankoop ervan en het vergunningsproces. Om alles uit te werken komen we dan bij de juridische dienst. Deze telt twee mensen, Stijn en Shana. Joke staat dan weer in voor de verzekeringen, de syndicopvolging, huuropvolging en het personeelsbeheer. Katrien en Inge zijn voornamelijk bezig met de klantenbegeleiding in het aankoopproces. Sandra staat dan weer in voor het onthaal aan de receptie. Sabrine is verantwoordelijk voor de boekhouding. In de exploitaties, zeg maar uitbatingen van het vastgoed, heb je Joa, Thomas en Joachim. Zij doen het boekhoudkundige en de volledige controle en audits in de hotels. Koen is dan weer COO. Hij is ons aanspreekpunt als er onverwachte uitdagingen opduiken. Hij is ook heel sterk bezig met alles wat met de uitbatingen te maken heeft. Ikzelf rapporteer voor het administratieve en boekhoudkundige gedeelte aan Koen.
Het belang van goede communicatie tussen backoffice en eigenaars
Op vlak van communicatie is er heel wat evolutie als we vergelijken met een decennia geleden. Vroeger gebeurde alles standaard via post. Daar zijn we intussen, tenzij op uitdrukkelijke vraag van de klant, volledig van afgestapt. We gaan meer en meer digitaal. Een eerste stap naar de digitalisatie was het versturen van mails naar de klanten. Nu zijn we intussen nog een stap verder en werken we tegenwoordig met een digitaal platform, een klantenportaal. Dankzij dit portaal kunnen onze klanten hun aankoop van dichtbij opvolgen. Zo zien ze updates van de werf, kunnen ze steeds hun aankoopdocumenten inlezen, kunnen ze de timing van de betalingsschijven zien, bepalen ze zelf de keuze van hun afwerkingsmaterialen enzovoort. Na de aankoop start de uitbating van het vastgoed en heeft ons digitale platform nog een extra meerwaarde. Alle mede-eigenaars kunnen hier hun uitbetalingsbestanden en rechtstreekse briefwisseling met de uitbater raadplegen.
We zien het ook in de evolutie van de jobinvulling. Vroeger deed een boekhouder vooral input, facturen boeken, creditnota’s maken. Nu zien we meer en meer de shift naar controle en is het inboeken van facturen grotendeels geautomatiseerd zoals bvb. de inlezing van aankoopfacturen.
Efficiëntie op de werkvloer blijft een belangrijke peiler
We polsen hier regelmatig bij andere bedrijven hoe nieuwe digitale systemen werken. Wanneer we bepaalde processen efficiënter kunnen maken, kiezen we zonder aarzeling om over te stappen op een progressief systeem. Het is natuurlijk belangrijk om altijd de pro’s en contra’s te kennen en deze dan af te wegen. Dit gaat van het klantenportaal tot het boekhoudpakket.
